Cyfrowa transformacja sektora publicznego

Cyfrowa rewolucja nie ominęła administracji publicznej i dziś coraz więcej spraw urzędowych można załatwić bez wychodzenia z domu. Dzięki nowoczesnym technologiom, cyfryzacja sektora publicznego staje się rzeczywistością, a obywatele zyskują wygodny dostęp do usług, które jeszcze niedawno wymagały długiego oczekiwania w kolejkach.

Jak technologia usprawnia funkcjonowanie instytucji publicznych

Postępująca cyfryzacja administracji to nie tylko modne hasło, ale przede wszystkim konkretne zmiany w sposobie działania instytucji odpowiedzialnych za obsługę obywateli. Technologie informacyjne i komunikacyjne (ICT) pozwalają usprawnić procesy wewnętrzne, przyspieszyć reakcje na potrzeby społeczeństwa i podnieść jakość oferowanych usług.

Poprzez integrowanie systemów, automatyzację zadań oraz wdrażanie platform cyfrowych, urzędy mogą dzisiaj działać szybciej, taniej i bardziej transparentnie. Zasoby danych są przechowywane w sposób bezpieczny i uporządkowany, co zwiększa efektywność działania oraz minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.

Korzyści dla urzędów: więcej niż tylko oszczędność czasu

Dla instytucji publicznych cyfryzacja oznacza:

• Automatyzację powtarzalnych zadań, np. wystawianie decyzji administracyjnych czy weryfikację danych;
• Lepszą analizę danych, co ułatwia podejmowanie decyzji opartych na faktach;
• Zwiększenie dostępności usług, niezależnie od pory dnia;
• Poprawę przejrzystości działań i zmniejszenie ryzyka korupcji;
• Redukcję kosztów operacyjnych, dzięki mniejszemu zapotrzebowaniu na papier, czas pracowników i przestrzeń fizyczną.

To wszystko sprawia, że cyfrowa transformacja sektora publicznego jest nie tylko strategią unowocześniania, ale realnym sposobem na podniesienie jakości usług publicznych.

Cyfryzacja z perspektywy obywatela

Z punktu widzenia przeciętnego użytkownika usług publicznych, cyfryzacja przynosi zauważalne zmiany w codziennym życiu. Formy papierowe są stopniowo wypierane przez formularze online, a wizyta w urzędzie często nie jest już konieczna.

Co już dziś możemy załatwić przez internet?

Coraz więcej spraw administracyjnych załatwimy dziś zdalnie lub półautomatycznie. Oto przykłady usług publicznych dostępnych online:

• Zgłoszenie narodzin dziecka i nadanie numeru PESEL;
• Złożenie wniosku o dowód tożsamości;
• Ubieganie się o świadczenia socjalne lub rodzinne;
• Sprawdzenie punktów karnych i ważności ubezpieczenia OC;
• Złożenie deklaracji podatkowej (np. PIT online);
• Rejestracja firmy lub jednoosobowej działalności gospodarczej;
• Zameldowanie czy wymeldowanie;
• Wnioskowanie o odpisy aktów stanu cywilnego.

Dzięki temu, że wiele usług publicznych jest dostępnych 24/7, możemy z nich korzystać wtedy, gdy naprawdę mamy na to czas – bez konieczności brania wolnego z pracy.

Ułatwienia dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami

Cyfrowe usługi publiczne mogą pełnić także funkcję wyrównywania szans. Jeśli są odpowiednio zaprojektowane z myślą o dostępności, stają się ogromnym ułatwieniem dla osób starszych, z ograniczoną mobilnością czy niepełnosprawnościami.

Jak technologie pomagają wykluczonym cyfrowo?

Kluczowe elementy wsparcia obejmują:

• Przyjazne interfejsy z dużymi ikonami i logiczną nawigacją;
• Obsługa za pomocą syntezatora mowy lub czytnika ekranu;
• Możliwość uzyskania pomocy zdalnej, np. przez czat wideo czy telefon;
• Szkolenia dla obywateli, dotyczące korzystania z podstawowych usług online.

Niektóre gminy i powiaty organizują nawet cyfrowe punkty wsparcia, gdzie można uzyskać pomoc w założeniu profilu zaufanego czy złożeniu wniosku przez internet. Dzięki takim inicjatywom technologia staje się narzędziem włączającym, a nie barierą.

Profil zaufany i elektroniczna tożsamość: przepustka do świata usług

Jednym z kluczowych elementów cyfrowych usług publicznych jest elektroniczna identyfikacja obywatela. Dzięki niej można bezpiecznie logować się do portali administracyjnych i podpisywać dokumenty online.

Czym jest profil zaufany?

To narzędzie weryfikacji tożsamości w internecie, które pozwala potwierdzić, że dana osoba jest rzeczywiście tym, za kogo się podaje. Profil zaufany jest bezpłatny i można go założyć zarówno online, jak i w urzędzie.

Z jego pomocą zrealizujemy m.in.:

• Złożenie wniosku o wydanie dokumentu tożsamości;
• Rejestrację pojazdu;
• Przesłanie dokumentów do urzędu skarbowego lub ZUS;
• Wystąpienie o zaświadczenia i odpisy urzędowe.

Rozwój narzędzi tożsamości cyfrowej ma ogromne znaczenie dla przyszłości administracji – to właśnie dzięki nim możliwe będzie oferowanie coraz bardziej zaawansowanych i kompleksowych usług zdalnych.

Sztuczna inteligencja i automatyzacja w służbie obywatelom

Choć jeszcze kilka lat temu wydawało się to futurystyczne, dziś sztuczna inteligencja zaczyna mieć realne zastosowanie także w sektorze publicznym. Automatyczne systemy analizy wniosków, chatboty odpowiadające na pytania obywateli czy narzędzia do predykcji problemów społecznych to tylko niektóre przykłady wykorzystania AI.

Automatyzacja pozwala szybciej załatwiać sprawy

Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji, urzędy mogą:

• Weryfikować poprawność dokumentów bez udziału pracownika;
• Doradzać obywatelom, jaka usługa ich dotyczy;
• Reagować w czasie rzeczywistym na kryzysy (np. pandemia lub klęski żywiołowe);
• Optymalizować planowanie budżetu i zarządzanie projektami.

W dłuższej perspektywie AI może też wspomóc analizę potrzeb społecznych i dopasowywanie polityk publicznych do rzeczywistych uwarunkowań w danym regionie.

Otwarte dane: transparentność i innowacja w jednym

Jednym z mniej oczywistych, a bardzo ważnych przejawów cyfryzacji sektora publicznego, jest udostępnianie przez instytucje tzw. danych otwartych (ang. open data). Są to zasoby informacyjne – np. statystyki, dane o ruchu drogowym, mapy demograficzne – które mogą być wykorzystywane przez obywateli, media i firmy technologiczne.

Jakie możliwości dają otwarte dane?

• Zwiększają przejrzystość działania administracji;
• Pozwalają tworzyć aplikacje i usługi publiczne przez niezależne podmioty;
• Ułatwiają monitorowanie działania urzędów i instytucji;
• Są źródłem wiedzy dla dziennikarzy, naukowców i organizacji pozarządowych.

Otwarte dane to przykład na to, jak technologia może zacieśniać relację między państwem a obywatelem, czyniąc ją bardziej partnerską.

Wyzwania cyfrowej transformacji administracji

O ile korzyści z cyfryzacji są liczne, nie sposób nie dostrzec również wyzwań, które stoją przed sektorem publicznym. Transformacja cyfrowa wymaga nie tylko technologii, ale też zmiany sposobu myślenia i działania.

Bariery do pokonania

• Nierówności w dostępie do internetu i kompetencji cyfrowych;
• Opór kulturowy w instytucjach przyzwyczajonych do papierowej dokumentacji;
• Zabezpieczenia danych osobowych i prywatności – szczególnie istotne w przypadku usług cyfrowych;
• Braki kadrowe w zakresie obsługi nowoczesnych systemów.

Pokonanie tych przeszkód wymaga inwestycji w edukację cyfrową, zarówno wśród urzędników, jak i obywateli, oraz stworzenia spójnej, długoterminowej strategii wdrażania innowacji publicznych.

Rola edukacji i kompetencji cyfrowych

Bez odpowiednich umiejętności nawet najlepsze technologie tracą swoją moc. Dlatego równie ważne co narzędzia są kompetencje cyfrowe użytkowników – zarówno tych pracujących w administracji, jak i obywateli chcących korzystać z nowoczesnych usług.

Jak budować społeczeństwo cyfrowo świadome?

• Wprowadzając szkolenia dla urzędników dotyczące obsługi nowoczesnych systemów;
• Organizując warsztaty cyfrowe dla seniorów i osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym;
• Wzmacniając edukację informatyczną już od szkoły podstawowej;
• Promując rozsądne korzystanie z usług cyfrowych, z poszanowaniem prywatności i zasad cyberbezpieczeństwa.

Tylko społeczeństwo o wysokim poziomie kompetencji cyfrowych może w pełni korzystać z potencjału usług publicznych przyszłości.

Przyszłość usług dla obywateli w erze cyfrowej

Cyfryzacja sektora publicznego nie oznacza jednego, spektakularnego wydarzenia. To raczej długotrwały, dynamiczny proces, który z biegiem czasu wpłynie na każdą dziedzinę relacji obywatel–państwo.

W najbliższych latach możemy spodziewać się:

• Jeszcze większej integracji platform usług publicznych, co pozwoli załatwiać wiele spraw za pomocą jednego konta użytkownika;
• Wzrostu znaczenia mobilnych aplikacji urzędowych;
• Większej personalizacji usług dzięki analizie danych;
• Rozwoju rozwiązań opartych na blockchainie i internetowych rejestrach;
• Zwiększenia roli e-partycypacji – czyli udziału obywateli w konsultacjach i decyzjach podejmowanych przez władze publiczne za pomocą narzędzi cyfrowych.

Jedno jest pewne: przyszłość administracji to cyfrowość. Pewna, stabilna i dostępna na wyciągnięcie ręki – dla każdego, niezależnie od wieku, miejsca zamieszkania czy poziomu wiedzy technicznej. To rewolucja, która zamienia petenta w aktywnego użytkownika usług publicznych, a państwo czyni bardziej otwartym, nowoczesnym i efektywnym.